Logiciel de gestion d'école privée.
Encaissez vos frais scolaires à temps

Peu d'éditeurs affichent publiquement leur prix, ce qui rend la comparaison difficile. D'après ce que nous observons sur le marché algérien, deux modèles coexistent : un forfait mensuel, généralement compris entre 5 000 et 15 000 DA, et une facturation par élève, souvent entre 100 et 150 DA par élève et par mois. C'est le second qu'il faut regarder de près : à 120 DA par élève, une école de 200 élèves paie 24 000 DA par mois et une école de 400 élèves 48 000 DA — la facture augmente à mesure que l'école réussit. Ecolia est à 5 000 DA par mois quel que soit l'effectif, soit 25 DA par élève pour une école de 200 élèves.

Non. Le tarif est forfaitaire : il ne dépend ni du nombre d'élèves, ni du nombre de classes, ni du nombre d'utilisateurs. Une école de 80 élèves et une école de 600 élèves paient les mêmes 5 000 DA par mois. Le prix convenu est par ailleurs verrouillé pour toute la durée de votre abonnement : une évolution tarifaire ne s'applique jamais à une période déjà payée, elle ne peut prendre effet qu'au renouvellement, et nous vous en informons avant.

Par chèque, par virement ou en espèces. L'abonnement est souscrit pour douze mois et payable d'avance pour l'année : 5 000 DA par mois, soit 60 000 DA. Avec l'offre de lancement en cours — trois mois offerts — vous réglez neuf mois pour douze, soit 45 000 DA pour votre première année. Une facture vous est remise pour votre comptabilité.

Oui, l'abonnement est souscrit pour douze mois, payable d'avance. Trois points méritent d'être précisés, parce qu'ils jouent en votre faveur. Vous disposez d'abord de trente jours pour changer d'avis et être remboursé intégralement. Ensuite, le renouvellement n'est pas tacite : à l'approche du terme nous vous proposons de reconduire, et rien ne vous est prélevé au seul motif que vous n'avez pas répondu. Enfin, le tarif est verrouillé pour toute la durée de l'engagement. Avec l'offre de lancement, votre première année revient à 45 000 DA au lieu de 60 000 DA.

Vous êtes remboursé. Nous appliquons une garantie satisfait ou remboursé de trente jours : si, dans les trente jours qui suivent votre souscription, vous estimez qu'Ecolia n'est pas le bon outil pour votre établissement, il vous suffit de nous écrire et nous vous remboursons l'intégralité des sommes versées, sans avoir à vous justifier. C'est la contrepartie normale d'un abonnement payable d'avance : c'est à nous de faire la preuve du produit.

Il existe des solutions annoncées comme gratuites, mais la gratuité recouvre presque toujours l'une de ces trois réalités : une version limitée en nombre d'élèves ou de fonctions, une facturation par élève qui se déclenche dès que l'école grandit, ou l'assemblage habituel Excel + groupes WhatsApp + cahier de caisse. Ce dernier ne coûte rien en dinars et beaucoup en heures : ressaisies, chiffres qui divergent d'un fichier à l'autre, et aucune trace opposable le jour où un parent conteste un versement. Avant de vous engager sur une offre gratuite, posez trois questions : que se passe-t-il au-delà d'un certain nombre d'élèves, où sont hébergées les données, et comment les récupère-t-on en partant ?

Comptez une démonstration de quinze minutes pour voir le logiciel en fonctionnement, puis nous importons vos données à votre place — depuis vos fichiers Excel existants, par exemple. Vos équipes sont ensuite formées en une seule séance. Vous n'avez ni saisie massive à prévoir, ni compétence technique particulière à réunir : l'import et la formation sont compris dans le tarif, sans supplément.

Rien à installer pour votre équipe : Ecolia s'utilise dans un navigateur — Chrome, Brave, Firefox ou un autre — sous Windows, macOS ou Linux, ainsi que sur téléphone et sur tablette. Ni serveur à acheter, ni licence à déployer poste par poste, ni mise à jour à lancer vous-même. Deux applications existent en complément et restent facultatives : celle du portail parents, et Ecolia SMS si vous choisissez d'envoyer des SMS.

Oui, Ecolia s'utilise en ligne — et c'est précisément ce qui vous évite d'acheter un serveur, de faire câbler un réseau local et d'en payer la maintenance. Une connexion ordinaire suffit, y compris en 4G. Vos données sont sur le serveur et non sur un poste : si la connexion tombe en pleine saisie, rien n'est perdu et vous reprenez là où vous en étiez. Votre école reste par ailleurs consultable depuis n'importe où, ce qu'un logiciel installé dans le bureau de la direction ne permet pas.

L'interface d'administration d'Ecolia est exclusivement en arabe, avec une mise en page RTL native. C'est un choix assumé : c'est la langue de travail de la plupart des secrétariats scolaires en Algérie, et l'adoption par les équipes en est nettement plus rapide. Le contenu que vous saisissez, lui, n'est soumis à aucune contrainte de langue : vos dossiers d'élèves, vos libellés de frais et vos annonces aux parents peuvent être rédigés en arabe, en français ou dans la langue avec laquelle chaque famille est le plus à l'aise. Notre support, enfin, est assuré en arabe comme en français, par téléphone et par courriel.

Oui. Ecolia est bâti sur deux axes : le recouvrement des frais et la communication avec les familles. Ces deux besoins sont les mêmes dans une école privée, une crèche, une école de langues ou un centre de formation — des inscrits, des frais à encaisser selon un échéancier, des familles à tenir informées. Si votre établissement se reconnaît dans l'un de ces deux axes, Ecolia est fait pour vous. Si votre besoin principal porte en revanche sur le suivi pédagogique, lisez la question suivante avant de nous appeler.

Non, pas aujourd'hui, et nous préférons vous le dire maintenant plutôt que vous le laisser découvrir après la signature. Ecolia couvre les élèves et les familles, les classes et les niveaux, le paramétrage des frais, la facturation, les encaissements, le suivi des impayés, les annonces et les notifications aux parents. Le suivi pédagogique — notes, bulletins, absences — fait partie de ce que nous développons pour les versions à venir, mais nous ne vous annoncerons pas une date que nous ne sommes pas certains de tenir. Si le bulletin est votre besoin numéro un aujourd'hui, dites-le nous : nous vous dirons franchement si Ecolia n'est pas encore l'outil qu'il vous faut.

Par défaut, les parents sont prévenus par notification en temps réel dans l'application, sans coût supplémentaire ni pour vous ni pour eux. Un parent sans smartphone n'est pas exclu pour autant : le portail est accessible depuis n'importe quel ordinateur connecté à internet. Et pour ceux qui n'ont ni l'un ni l'autre, il reste deux moyens de les relancer : le SMS ou un appel direct. L'envoi de SMS est possible en option — avec une particularité qu'il vaut mieux connaître avant de compter dessus : les SMS partent de votre propre ligne, via l'application Ecolia SMS que vous installez sur un téléphone Android de l'école. C'est donc votre opérateur qui vous facture ces envois, selon votre forfait. Ecolia ne revend pas de crédit SMS et ne prend aucune marge dessus.

Sur des serveurs situés en Algérie. C'est un choix délibéré : les dossiers scolaires ne quittent pas le territoire national et restent sous le régime du droit algérien, notamment la loi n° 18-07 du 10 juin 2018. Le site que vous consultez en ce moment est, lui, distribué par un réseau international, mais il ne sert que des pages publiques et n'héberge aucune donnée d'élève ni aucun compte. Si notre hébergement devait un jour évoluer, nous en informerions les écoles abonnées avant tout transfert.

Elles vous appartiennent, pendant l'abonnement comme au moment de le quitter. Vous pouvez nous demander à tout moment un export de vos dossiers — élèves, familles, factures, encaissements — dans un format exploitable de type Excel, et nous vous accompagnons dans l'opération. À la fin d'un abonnement s'ouvre un délai de trente jours pendant lequel vous pouvez encore les récupérer ; passé ce délai, elles peuvent être supprimées définitivement, et cette suppression est irréversible. Exportez donc avant de partir : nos sauvegardes servent à restaurer le service après un incident, elles ne sont pas une archive à votre disposition.

C'est vous qui le décidez. Le compte est créé pour l'établissement, qui répartit ensuite les rôles entre la direction, la comptabilité et le secrétariat. Chaque utilisateur n'accède qu'à ce que son rôle prévoit, et à rien de plus tant que vous ne lui ouvrez pas d'accès supplémentaires. Les opérations sensibles sont journalisées, ce qui permet de savoir qui a fait quoi et quand. C'est aussi pourquoi chaque identifiant est personnel et n'a pas vocation à être partagé : un identifiant partagé rend le journal d'activité inutilisable le jour où il faudrait s'en servir.